Bruttolønsordning – i dybden med reglerne
Hvad er en bruttolønsordning?
En bruttolønsordning er en aftale, hvor medarbejderen går ned i kontantløn og i stedet får et gode stillet til rådighed af arbejdsgiveren – fx en telefon, en sundhedsforsikring, massage eller en uddannelse. Skattestyrelsen kalder det en lønomlægning.
Fordelen er, at godet bliver betalt af løn, der ikke er beskattet. Men det gælder kun, hvis ordningen opfylder Skattestyrelsens betingelser. Gør den ikke det, bliver medarbejderen beskattet, som om lønnen var udbetalt – og virksomheden kan hæfte for den A-skat, der ikke blev trukket.
Bemærk også, at en bruttolønsordning ikke i sig selv gør et gode skattefrit. Om godet er skattepligtigt, afgøres af de regler, der gælder for netop det gode. En cykel eller en tyverialarm til hjemmet er fx stadig skattepligtig, selvom den er finansieret ved en lønnedgang. Det samme gælder massage, medmindre den forebygger eller behandler arbejdsbetingede skader – som i en sag, hvor Skatterådet godkendte forebyggende massage til medarbejdere med mange timer foran computeren. Vær derfor kritisk over for markedsføring, der lover en generel skattefordel ved massage via bruttoløn.
De tre grundbetingelser
Skattestyrelsen stiller tre betingelser, som alle skal være opfyldt, uanset hvilket gode ordningen handler om:
- Aftalen skal være gyldig. Den skal kunne rummes inden for de regler, der gælder for ansættelsen – fx overenskomst og ansættelseskontrakt.
- Aftalen skal gælde fremtidig løn. Den skal være indgået, før medarbejderen har optjent den løn, den vedrører. Løn, der allerede er optjent, kan ikke lægges om bagefter.
- Det skal være en reel ændring af lønnen. Ordningen må ikke i virkeligheden være medarbejderens betaling for et privat gode med penge, der ikke er beskattet.
Det er typisk den tredje betingelse, der giver problemer i praksis.
Hvornår er ordningen reel?
Skattestyrelsen vurderer det ud fra de faktiske forhold og ser især på fire ting.
Det er virksomheden, der stiller godet til rådighed. Virksomheden skal være aftalepart med leverandøren – ikke medarbejderen. Medarbejderen må som udgangspunkt ikke selv betale og få udgiften refunderet. Telefon og sundhedsforsikring er en undtagelse: Her må medarbejderen gerne selv stå på abonnementet eller policen, når virksomheden betaler udgiften tilbage. Skattestyrelsen sidestiller det med, at virksomheden stiller godet til rådighed.
Lønnedgangen er et fast beløb. Beløbet skal aftales på forhånd og må ikke svinge med forbruget eller med leverandørens priser. Hvis lønnedgangen fx stiger, når medarbejderen tager en ekstra massage, eller følger med, når prisen på bredbåndet ændres, er ordningen ikke reel.
Lønnedgangen løber i en hel lønaftaleperiode. Som tommelfingerregel mindst 12 måneder. Medarbejderen kan kun træde ind og ud ved et sædvanligt aftaletidspunkt – typisk den årlige lønforhandling eller ved ansættelsen. Begivenheder i privatlivet giver som hovedregel ikke ret til at ændre aftalen undervejs.
Lønsedlen afspejler aftalen. Vises lønnedgangen som et fradrag i bruttolønnen, peger det på, at ordningen ikke er reel. Skattestyrelsen accepterer det dog, hvis en skriftlig aftale dokumenterer, at medarbejderens ret til kontantløn reelt er nedsat. Sørg derfor altid for en skriftlig aftale.
Når medarbejderen stopper
Det er her, vi oftest ser fejl. Hvis medarbejderen fratræder midt i aftaleperioden, må virksomheden ikke trække de resterende rater i den sidste løn – og aftalen må heller ikke indeholde en klausul om, at det skal ske.
Skattestyrelsen bruger netop den situation som eksempel: Hvis det er aftalt, at medarbejderen ved fratræden skal betale resten af godets værdi, virker ordningen som et køb på afbetaling. Så er den ikke en reel lønomlægning, men betaling for et privat gode med ubeskattede midler. Det er selve klausulen, der er problemet – også selvom den aldrig bliver brugt.
Eksempel: En medarbejder har en 12-måneders aftale om en telefon med en lønnedgang på 500 kr. om måneden. Medarbejderen stopper efter 5 måneder. De 5 rater er betalt og kan ikke kræves tilbage – de var prisen for at bruge telefonen i perioden. De resterende 7 rater bortfalder.
Godet er virksomhedens ejendom og afleveres ved fratræden. Aftaler om, at medarbejderen ejer godet, når ordningen ophører, peger også i retning af betaling for et privat gode. Det samme kan gælde en aftale om, at medarbejderen kan købe godet til en fast pris, når aftalen udløber – fx telefonen for 500 kr. Ligger prisen under markedsværdien, skal forskellen desuden beskattes som løn. Vil medarbejderen gerne beholde fx telefonen, er vores anbefaling, at det sker som et selvstændigt køb til markedsværdi, betalt af nettolønnen og uden kobling til bruttolønsaftalen.
Hvis ordningen ikke holder
Underkender Skattestyrelsen ordningen, betragtes lønnedgangen som en uretmæssig modregning i lønnen. Medarbejderen bliver så beskattet af den løn, der er trukket via ordningen – og virksomheden kan hæfte for den A-skat, der ikke blev indeholdt.
Det rammer ikke kun den medarbejder, der stopper. Er der fx en restbetalingsklausul i en standardaftale, kan det gælde alle medarbejdere med samme aftale, og også perioder, der allerede er afviklet. Har I en sådan klausul i jeres aftaler, bør I få den vurderet – gerne sammen med jeres revisor.
Tjekliste til jeres bruttolønsaftale
- Aftalen er skriftlig og kan rummes inden for overenskomst og ansættelseskontrakt
- Aftalen er indgået, før den løn, den vedrører, er optjent
- Virksomheden er aftalepart med leverandøren af godet
- Lønnedgangen er et fast beløb, der ikke følger forbrug eller priser
- Aftalen løber som udgangspunkt i mindst 12 måneder
- Ind- og udtræden sker kun ved et sædvanligt aftaletidspunkt
- Der er ingen klausul om, at medarbejderen betaler restbeløbet ved fratræden
- Der er ingen aftale om, at medarbejderen overtager godet eller kan købe det til en fast pris, når ordningen ophører
- Det er afklaret, om godet i sig selv er skattepligtigt
Har du spørgsmål til en konkret ordning, er du velkommen til at kontakte os.
