Der kan være mange bevæggrunde til en beslutning om outsourcing af lønfunktionen.
Et af nøgleordene i overvejelserne om, hvorvidt en virksomhed skal outsource lønfunktionen er personafhængigheden i at have en egen lønbogholder ansat.
Den interne lønbogholder er ofte den eneste i virksomheden, der varetager lønfunktionen. Det er en ansvarsfuld stilling, og det kræver en person, som både medarbejderne og ledelsen har tillid til.
Lønbogholderen har typisk ikke nogen at sparre med, og bruger derfor mange ressourcer på at Google sig frem til nye love og regler, eller i værste fald HR-juridiske spørgsmål. Der er ingen hurtige svar internt. Alle spørgsmål skal opsøges eksternt.
Men det IT-mæssige aspekt er også højt prioriteret i overvejelserne om outsourcing. Lønsystemer kan være tunge at vedligeholde, og kræver ofte hjælp fra IT-afdelingen eller måske en ekstern partner. Lønsystemet er ikke virksomhedernes vigtigste system, og bliver ofte nedprioriteret i en travl hverdag. En sådan nedprioritering skaber stor frustration for lønbogholderen, som kan blive tvunget ud i nødløsninger og manuelle processer.
I takt med at virksomhederne vokser benyttes der måske også delsystemer til vagtplanlægning og registreringer. Når systemerne ikke er integreret med lønsystemet, skal der vedligeholdes API løsninger, medmindre lønbogholderen manuelt overfører data fra ét system til ét andet. Uanset hvordan det foregår, er det tidskrævende og kan være forbundet med en større fejlrisiko at benytte flere delsystemer.