En styrket lønfunktion med Payday

Lønadministration er mere end blot en lønseddel

Uanset størrelse eller branche kan du outsource din lønadministration til Payday

Hvorfor outsource lønfunktionen?

Der kan være mange bevæggrunde til en beslutning om outsourcing af lønfunktionen.

Et af nøgleordene i overvejelserne om, hvorvidt en virksomhed skal outsource lønfunktionen er personafhængigheden i at have en egen lønbogholder ansat.

Den interne lønbogholder er ofte den eneste i virksomheden, der varetager lønfunktionen. Det er en ansvarsfuld stilling, og det kræver en person, som både medarbejderne og ledelsen har tillid til.

Lønbogholderen har typisk ikke nogen at sparre med, og bruger derfor mange ressourcer på at Google sig frem til nye love og regler, eller i værste fald HR-juridiske spørgsmål. Der er ingen hurtige svar internt. Alle spørgsmål skal opsøges eksternt.

Men det IT-mæssige aspekt er også højt prioriteret i overvejelserne om outsourcing. Lønsystemer kan være tunge at vedligeholde, og kræver ofte hjælp fra IT-afdelingen eller måske en ekstern partner. Lønsystemet er ikke virksomhedernes vigtigste system, og bliver ofte nedprioriteret i en travl hverdag. En sådan nedprioritering skaber stor frustration for lønbogholderen, som kan blive tvunget ud i nødløsninger og manuelle processer.

I takt med at virksomhederne vokser benyttes der måske også delsystemer til vagtplanlægning og registreringer. Når systemerne ikke er integreret med lønsystemet, skal der vedligeholdes API løsninger, medmindre lønbogholderen manuelt overfører data fra ét system til ét andet. Uanset hvordan det foregår, er det tidskrævende og kan være forbundet med en større fejlrisiko at benytte flere delsystemer.

Økonomisk besparelse ved outsourcing til Payday

I modsætning til de enkelte virksomheder, er lønadministration kerneforretningen i Payday.

Medarbejderne i Payday er derfor altid opdateret med ny viden om love og regler inden for lønområdet, og skal derfor ikke søge ny viden, når en kunde ansætter den første medarbejder på forskerordning, eller en medarbejder skal på barselsorlov etc. Payday lever af denne viden, og da den bruges i mange sammenhænge og ikke kun til en enkelt virksomhed, kan der spares på ressourcerne.

I Payday er vedligeholdelse af IT-systemer også højt prioriteret. Alle vores moduler er fuldt integreret, hvilket sparer ressourcer til afstemninger og vedligeholdelse af API løsninger.

Kort sagt er der et mere effektivt arbejdsflow i Payday. Dette sammenholdt med et helt up-to-date IT-system, bevirker, at vi kan producere lønsedler billigere end den enkelte virksomhed kan gøre selv.

Men udover de direkte udgifter til lønadministration, viser det sig ofte, at der også kan være mange penge at hente på korrekt lønadministration. Læs mere her.  

Eller kontakt os for en nærmere drøftelse af, hvad vi kan gøre for netop jeres virksomhed.

Hvorfor Payday?

  • Payday er en total løsning fra ansættelse til fratrædelse
  • med Payday behøver I ikke have interne ressourcer til at besvare spørgsmål fra medarbejderne.
  • Paydays systemer er fuldt integrerede, hvilket minimerer risiko for fejl.
  • Payday sikrer, at alle data er afstemt til eIndkomst
  • Payday har en prisstruktur, der sikrer dig, at du ikke får ekstra faktureringer. Alt er incl. i prisen. Læs mere her.
  • der er en meget stor medarbejdertilfredshed med Payday
  • Book et møde og hør mere om de fordele, der er ved en outsourcing løsning til Payday.

Korrekt løn til tiden

Lønnen skal naturligvis være korrekt udbetalt for at medarbejderne føler sig trygge i ansættelsen. Det er den også i langt de fleste virksomheder – og hvis den ikke er det, er der hurtig respons fra medarbejderne.

Men hvad er korrekt løn?

Når Payday implementerer en ny kunde oplever vi meget ofte, at selve lønudbetalingen har været korrekt, men opsætningen i lønsystemet har været mangelfuld og fejlbehæftet, hvilket har medført fejlagtig feriepengeopsparing, forkert beregnet pension, FV-opsparing, manglende eller forkert beskatning af personalegoder etc..

Det er ikke ond vilje, at der ikke er styr på disse opsætninger. Dels kræver det meget stor viden at opsætte lønarter korrekt, så de er i overensstemmelse med gældende lovgivning, overenskomst eller lokalaftaler – men det kræver også et indgående IT-kendskab til lønsystemet, da mulighederne er mange. Et forkert sat flueben kan derfor få store konsekvenser og medføre forkerte saldi i systemet.

Service til medarbejderne

Selvom lønnen er 100% korrekt, vil der altid være medarbejdere, der oplever noget andet, hvis nettolønnen ikke er som forventet.

Det kan skyldes, at skattefradraget er blevet ændret eller måske er medarbejderen blevet trukket i lønnen for afholdte feriedage, der endnu ikke er optjent.

Spørgsmålene kan være mange. Men fælles for dem alle er, at den medarbejder, der måske føler sig snydt, skal have en forklaring – og vel og mærke en forklaring, der ikke er alt for løn-nørdet.

I Payday har vi en lang erfaring med, hvilke spørgsmål der ofte dukker op hos en medarbejder. Vi har derfor sørget for, at medarbejderne på deres egen profil kan se hvor mange timer, der er godkendt til næste løn, hvilket skattefradrag, der vil blive benyttet og meget mere.

Og når lønsedlerne er blevet sendt, har vi udvidet åbningstider til besvarelser både via en besked i Payday men også på telefonerne. Jeres medarbejdere skal derfor ikke vente til næste dag med at få en forklaring på noget, som medarbejderen måske oplever som en fejl.

Korrekt løn er derfor meget mere end den udbetalte løn!​

I Payday laver vi ikke andet end lønadministration. Vi følger derfor hele tiden med i nye love og regler. Vores lønsystem er derfor til stadighed ajourført med gældende love og regler.

Uanset kompleksiteten i spørgsmålene, giver vi ikke op, før jeres medarbejder har fået en tilfredsstillende afklaring på spørgsmålet.

Og er der sket en fejl, tager vi naturligvis omgående action på det.

Det er dyrt at lave fejl på lønnen

Det er dyrt at lave fejl på lønnen

Ud over den utryghed det giver medarbejderen, hvis der ikke er styr på lønnen, kan det være dyrt at lave fejl, som måske ovenikøbet udelukkende skyldes fejlopsætning i lønsystemet.

Fejl i ferieregnskabet

Nedenstående eksempler at alle beregnet ud fra en medarbejder med en fast månedsløn på 30.000 kr. og en 4-dages arbejdsuge.

  • Manglende afskrivning af ferieregnskabet med 1 feriedag = 1.440 kr.
  • Forkert opsætning af lønudbetaling ved afholdelse af ferie koster ved en fratrædelse 5-8.000 kr. (afhængig af restferiedage v/fratrædelse)
  • Manglende afskrivning af ferie på den ugentlige fridag = 7.200 kr.

 Fejl i timesedler

Hvis der afrundes (fejlberegnes) 5 minutter dagligt på timesedlerne til en medarbejder, der modtager 115 kr. i timen, koster det 2.000 kr. årligt.

Manglende eller for sent ansøgte refusioner

Det koster 871 kr. om pr. dag i tabt refusion (2019-sats), hvis der ikke bliver søgt refusion eller det bliver gjort for sent.

GDPR

Payday lægger maksimal vægt på sikkerheden

Alle data krypteres inden overførsel ved hjælp af SSL teknologi, som også anvendes ved eksempelvis Dankort betalinger på nettet. Overførslen af data over internettet er således helt sikker. Når informationerne gemmes på Paydays servere, sker der desuden en yderligere kryptering af de personfølsomme informationer.

Skriftlig information foregår via en Paydays kommunikationsmodul i portalen, som også jeres medarbejdere har adgang til.

Kontakt os, hvis du vil høre mere om datasikkerhed.

 

Modtag vores nyhedsbrev

Hold dig opdateret med nyheder om lønadministration. 

Når du tilmelder dig, vil du modtage en mail, som du skal aktivere for at bekræfte din tilmelding.

Download vores App