Nedenstående stamdata leveres til Payday:

• cvr. nummer
•  afdelingskoder
• finanskontonumre til lønrelaterede poster
• Navn og mailadresse til den/de kontaktpersoner, der deltager i implementeringsprocessen

Der afholdes et kort introduktionsmøde, hvor Payday guider i brugen af den krypterede adgang i Payday til udveksling af medarbejderstamdata.  

Udarbejdelse af Excel fil med stamoplysninger på de enkelte medarbejdere. I de fleste lønsystemer kan stamdata eksporteres til Excel- eller csv-format. Kan det ikke lade sig gøre, vil Payday levere en Excel skabelon til manuel udfyldelse af stamdata.

Filen sendes til Payday via portalen, hvor alle data er beskyttede.

Når Payday har importeret medarbejderstamdata, afholdes et telefon-/skypemøde, hvor der bliver givet en rundvisning i de mange funktioner. Herunder:

• Guide i tildeling af rettigheder (hvem skal godkende hvad)
• Drøftelse af registreringsbehov til de enkelte medarbejdergrupper. F.eks. fraværstyper, KM-godtgørelse, diæter, møde-gåtid eller kun fravær etc.).

Medarbejderne opdeles i de grupperinger, der skal registrere ens (samme ansættelsesvilkår). Der vil normalt være min. 3 grupperinger:

•  Timelønnede
• Funktionærer med kun fraværsregistrering
• Funktionærer med registrering af møde-/gåtid (medarbejdere, der har flextidsvilkår).

Har virksomheden overenskomstansatte, vil der typisk skulle oprettes en ‘gruppe’, for hver overenskomst.

Information til Payday med hvilke medarbejdere, der har særregler. Det kunne f.eks. være:

• ansat i fleksjob eller med løntilskud
• aftale om ekstra ferie
• information om langtidssyge
• information om medarbejdere på orlov
• information om opsagte og/eller fritstillede medarbejdere
• mv

Umiddelbart inden medarbejderne skal registrere i Payday, skal der sendes en information til medarbejderne om skift af lønsystem. Informationen indeholder også login oplysninger til de enkelte medarbejdere, så de får adgang til deres personlige profil i Payday.

Payday fremsender et udkast til informationsskrivelse.

Når den sidste løn er afviklet i gammelt lønsystem, dannes en liste (excel fil) over alle faste lønposter. Timeløn, månedsløn, pensionssatser, frokostordning, personaleforening etc.

Er der medarbejdere med fri bil, skal tillige oplyses bilens skattemæssige værdi + registreringsnummer. Payday indhenter herefter automatisk oplysning fra SKAT på bilens alder og miljøtillæg.

Der sendes samtidig en kopi af seneste lønseddel fra det gamle lønsystem.

• Dette punkt kan for nogle virksomheder være den del, der er mest tidskrævende, hvis der ikke i forvejen er ‘styr’ på feriesaldi.

Feriesaldiene skal være opgjort på de enkelte optjeningsår.

Payday guider – og sender en Excel fil til dette brug, hvis der ikke i forvejen eksisterer en afstemt opgørelse.

Øvrige saldi afhænger af den enkelte virksomhed. Det kunne f.eks. være:

• flex-/timesaldi
• saldo fritvalgsopsparing

Hvis der er er medarbejdere med flextidsordning, skal flexsaldoen på overgangsdataoen oplyses.

Er der medarbejdere, der får udbetalt skattefri KM-godtgørelse, og hvor der er en sandsynlighed for, at de kører mere end 20.000 km. i indkomståret, skal antallet af udbetalt KM-godtgørelse informeres til Payday. 

På baggrund af medarbejdernes registreringer, der er godkendt af de respektive afdelingsleder, samt en evt. importfil af variable lønposter (bonus, personalekøb, udlæg o.lign.) danner Payday en simuleret lønkørsel til gemmengang.

Der foretages eventuelle rettelser, som sendes til endelig godkendelse.

Når lønkørslen er godkendt, sendes lønsedler til medarbejderne enten via en krypteret mail eller til e-boks. 

Nettoløn, A-skat, pensioner etc. overføres via NETS.

Herefter sendes følgende materiale:

• bogføringsbilag / -fil
• oversigt over afstemning til eIndkomst
• NETS kvitteringer