Kom godt i gang med Payday

Det er lettere end I tror!

Kom godt i gang

Payday hjælper jer hele vejen – det er lettere, end I tror!

Måske har I fået et akut behov for at skifte lønsystem. Måske er lønoutsourcing en del af jeres langsigtede strategi.

Under alle omstændigheder står Paydays dygtige konsulenter klar til at give jer råd og vejledning i, hvordan I opnår den mest optimale løsning til netop jeres organisation.

Hvornår

Efter SKAT’s indførelse af eIndkomst er det ikke længere problematisk at skifte lønsystem midt i et kalender- eller regnskabsår. 

Hvordan

Book et uforpligtende møde med en af vores konsulenter, og hør mere om jeres fordele og besparelser ved total lønoutsourcing til Payday.

Økonomi

Lønadministrative opgaver er ét af de områder, hvor I opnår den største besparelse ved lønoutsourcing.

Omkostningerne er variable efter antallet af medarbejdere.

Læs mere her

Tidsplan

Tidshorisonten fra jeres beslutning til fuld implementering og kørsel af den første lønafregning afhænger af, hvor meget Payday skal tilpasses jeres organisation. Men det typiske forløb kan du læse mere om i nedenstående eksempler på en implementeringsplan.

Har I et akut behov, finder vi også løsningen på det.

Implementering

Der eksisterer mange myter om langvarige og fejlbehæftede implementeringer af nyt lønsystem.

Det kan vi slet ikke genkende hos Payday!

Hvis nedenstående plan følges nogenlunde systematisk, er det Paydays erfaring, at kun punkt 9 kan give lidt tidsmæssige udfordringer, medmindre Virksomheden har godt styr på medarbejdernes ferieregnskab.

Eksempel på implementeringsplan

Nedenstående stamdata leveres til Payday:

  • cvr. nummer
  •  afdelingskoder
  • finanskontonumre til lønrelaterede poster
  • Navn og mailadresse til den/de kontaktpersoner, der deltager i implementeringsprocessen

Der afholdes et kort introduktionsmøde, hvor Payday guider i brugen af den krypterede adgang i Payday til udveksling af medarbejderstamdata.  

Udarbejdelse af Excel fil med stamoplysninger på de enkelte medarbejdere. I de fleste lønsystemer kan stamdata eksporteres til Excel- eller csv-format. Kan det ikke lade sig gøre, vil Payday levere en Excel skabelon til manuel udfyldelse af stamdata.

Filen sendes til Payday via portalen, hvor alle data er beskyttede.

Når Payday har importeret medarbejderstamdata, afholdes et telefon-/skypemøde, hvor der bliver givet en rundvisning i de mange funktioner. Herunder:

  • Guide i tildeling af rettigheder (hvem skal godkende hvad)
  • Drøftelse af registreringsbehov til de enkelte medarbejdergrupper. F.eks. fraværstyper, KM-godtgørelse, diæter, møde-gåtid eller kun fravær etc.).

 

Medarbejderne opdeles i de grupperinger, der skal registrere ens (samme ansættelsesvilkår). Der vil normalt være min. 3 grupperinger:

  •  Timelønnede
  • Funktionærer med kun fraværsregistrering
  • Funktionærer med registrering af møde-/gåtid (medarbejdere, der har flextidsvilkår).

Har virksomheden overenskomstansatte, vil der typisk skulle oprettes en ‘gruppe’, for hver overenskomst.

 

Information til Payday med hvilke medarbejdere, der har særregler. Det kunne f.eks. være:

  • ansat i fleksjob eller med løntilskud
  • aftale om ekstra ferie
  • information om langtidssyge
  • information om medarbejdere på orlov
  • information om opsagte og/eller fritstillede medarbejdere
  • mv

 

Umiddelbart inden medarbejderne skal registrere i Payday, skal der sendes en information til medarbejderne om skift af lønsystem. Informationen indeholder også login oplysninger til de enkelte medarbejdere, så de får adgang til deres personlige profil i Payday.

Payday fremsender et udkast til informationsskrivelse.

Når den sidste løn er afviklet i gammelt lønsystem, dannes en liste (excel fil) over alle faste lønposter. Timeløn, månedsløn, pensionssatser, frokostordning, personaleforening etc.

Er der medarbejdere med fri bil, skal tillige oplyses bilens skattemæssige værdi + registreringsnummer. Payday indhenter herefter automatisk oplysning fra SKAT på bilens alder og miljøtillæg.

Der sendes samtidig en kopi af seneste lønseddel fra det gamle lønsystem.

  • Dette punkt kan for nogle virksomheder være den del, der er mest tidskrævende, hvis der ikke i forvejen er ‘styr’ på feriesaldi.

Feriesaldiene skal være opgjort på de enkelte optjeningsår.

Payday guider – og sender en Excel fil til dette brug, hvis der ikke i forvejen eksisterer en afstemt opgørelse.

 

Øvrige saldi afhænger af den enkelte virksomhed. Det kunne f.eks. være:

  • flex-/timesaldi
  • saldo fritvalgsopsparing

Hvis der er er medarbejdere med flextidsordning, skal flexsaldoen på overgangsdataoen oplyses.

Er der medarbejdere, der får udbetalt skattefri KM-godtgørelse, og hvor der er en sandsynlighed for, at de kører mere end 20.000 km. i indkomståret, skal antallet af udbetalt KM-godtgørelse informeres til Payday. 

 

På baggrund af medarbejdernes registreringer, der er godkendt af de respektive afdelingsleder, samt en evt. importfil af variable lønposter (bonus, personalekøb, udlæg o.lign.) danner Payday en simuleret lønkørsel til gemmengang.

Der foretages eventuelle rettelser, som sendes til endelig godkendelse.

Når lønkørslen er godkendt, sendes lønsedler til medarbejderne enten via en krypteret mail eller til e-boks. 

Nettoløn, A-skat, pensioner etc. overføres via NETS.

Herefter sendes følgende materiale:

  • bogføringsbilag / -fil
  • oversigt over afstemning til eIndkomst
  • NETS kvitteringer

Tidsplan

Eksempel på 3 forskellige tidsforløb

Den hurtige

Måned 0: step 1-7

Måned 1: step 8-12



Første lønudbetaling måned 1

Den almindelige

Måned 0: Step 1 til 2

Måned 1: Step 3 til 7

Måned 2: Step 8 til 12

 

Første lønudbetaling måned 2

Den langsomme

Måned 0: Step 1 til 2

Måned 1: Step 3 til 6

Måned 2: Step  7 til 7

Måned 3: Step 8 til 12

Første lønudbetaling måned 3

Anbefaling

En hurtig implementering er i de fleste tilfælde den mest effektive, da begge parter har fuld fokus på implementeringsfasen.

Den hurtige implementering kræver, at den/de medarbejdere i Virksomheden, som deltager i processen, kan blive fritaget et par dage i både måned 0 og måned 1 fra andre opgaver.

Er tiden til det, vælger de fleste den ’almindelige’ tidsplan. Her er der luft til at skubbe processen nogle dage, hvis der kommer andre opgaver ind fra højre. Samlet set skal der som hovedregel afsættes lidt flere ressourcer i Virksomheden, da det ofte tager længere tid, når en opgave opdeles i mindre delopgaver.

De ’forsigtige’ vælger en lidt mere langstrakt implementering. Det betyder ofte ekstra arbejde, idet medarbejdere måske fratræder inden den første løn skal afvikles i Payday. Den lidt mere ’langsommelige’ implementering kan kun anbefales til Virksomheder med meget lille udskiftning af medarbejdere.

Vi lytter naturligvis altid til jeres krav og behov før vi fastlægger en endelig tidsplan.

Payday hjælper og guider i hele implementeringsfasen

Hold dig ikke tilbage med at kontakte os for et uforpligtende møde.

 

Modtag vores nyhedsbrev

Hold dig opdateret med nyheder om lønadministration. 

Når du tilmelder dig, vil du modtage en mail, som du skal aktivere for at bekræfte din tilmelding.

Download vores App