Firmabil uden privat brug: Sådan undgår I beskatning af fri bil

Vi bliver jævnligt spurgt, om en medarbejder skal underskrive en tro- og loveerklæring på, at firmabilen ikke bruges privat. Svaret er ja – men erklæringen alene beskytter hverken medarbejderen eller virksomheden mod beskatning af fri bil. Det afgørende er, hvor bilen holder uden for arbejdstid, om der føres kørebog, og om arbejdsgiveren faktisk kontrollerer, at aftalen overholdes.

Det er rådigheden, der beskattes

Fri bil beskattes efter ligningslovens § 16, stk. 4, når bilen står til rådighed for privat kørsel – ikke kun når den faktisk bruges privat. Kørsel mellem hjem og fast arbejdsplads tæller som privat kørsel.

Har medarbejderen bilen til rådighed uden for normal arbejdstid, er der en formodning for, at den også kan bruges privat. Holder bilen ved bopælen om aftenen og i weekenden, gælder formodningen uanset en eventuel aftale med arbejdsgiveren om det modsatte. Det er så medarbejderen, der skal sandsynliggøre over for Skattestyrelsen, at bilen ikke bruges privat.

Når bilen holder ved bopælen: tre ting skal være på plads

1. En skriftlig aftale (fraskrivelseserklæring) mellem arbejdsgiver og medarbejder om, at bilen ikke må bruges privat – heller ikke til kørsel mellem hjem og arbejde. Aftalen skal foreligge fra første dag, bilen er til rådighed. Det er minimumskravet, men det er ikke nok i sig selv. Domstolene har gang på gang beskattet medarbejdere, der havde underskrevet en erklæring, men ikke kunne dokumentere kørslen.
2. En dagligt ført kørebog. Den skal for hver dag vise kilometertællerens stand ved kørslens begyndelse og afslutning, datoen, fordelingen mellem privat og erhvervsmæssig kørsel samt bestemmelsessteder og formål. Når kørebogen udelukkende viser erhvervsmæssig kørsel, har medarbejderen normalt løftet bevisbyrden. En kørebog, der rekonstrueres bagefter, tillægges i praksis ingen vægt.
3. Reel kontrol fra arbejdsgiveren. Arbejdsgiveren har pligt til at sikre, at aftalen overholdes, og skal bl.a. kontrollere, at udgifterne til brændstof eller strøm og service passer med den erhvervsmæssige kørsel. Gem dokumentation for kontrollen – fx stikprøver af kørebogen holdt op mod tankkvitteringer, opladningsdata eller GPS. I en landsretsdom blev medarbejderen beskattet, selv om der forelå en skriftlig erklæring, bl.a. fordi arbejdsgiveren ikke førte kontrol (SKM2004.118.VLR).

Vejledningen nævner, at vurderingen er konkret, og at fx bopælens beliggenhed, familiens størrelse og om familien har egen bil kan indgå. Retspraksis viser dog, at en privatbil i husstanden ikke i sig selv afkræfter formodningen. Vi anbefaler derfor altid, at der føres kørebog dagligt, når bilen holder ved bopælen.

Den enkleste løsning: bilen bliver på arbejdspladsen

Afleverer medarbejderen altid bilen på virksomhedens adresse efter arbejdstid, og er der en skriftlig aftale om, at bilen ikke må bruges privat, kan medarbejderen ifølge vejledningen normalt være sikker på ikke at blive beskattet. Formodningsreglen for biler ved bopælen kommer så ikke i spil, og der kan normalt ikke kræves en egentlig kørebog.

Det forudsætter, at ordningen er reel: nøglerne afleveres, og medarbejderen har ikke selv adgang til bilen uden for arbejdstid. Administrativt er det ofte langt billigere end daglig kørebog og løbende kontrol.

Skal bilen undtagelsesvis med hjem, fx fordi medarbejderen kører direkte ud til en kunde næste morgen, findes der en særlig 25-gange-regel. Den er snævert afgrænset og tælles over en løbende 12-måneders periode, så vi anbefaler at afklare den konkrete situation, før den tages i brug (C.A.5.14.1.5).

Varebiler på gule plader

Formodningsreglerne gælder ikke for varebiler på gule plader, hvor der ikke er fradraget moms ved anskaffelsen, og der ikke betales privatbenyttelsesafgift. De biler må i forvejen kun bruges erhvervsmæssigt og følger egne regler (C.A.5.14.1.12). Køres der alligevel privat, er bilen omfattet af reglerne om fri bil.

For hovedaktionærer og andre med bestemmende indflydelse er kravene skærpede, også når bilen ikke holder ved bopælen.

Hvis ordningen ikke holder

Kører medarbejderen blot én gang privat i bilen trods aftalen, skal der beskattes af fri bil for hele den periode, bilen har været til rådighed – ikke kun for den måned, hvor turen fandt sted (SKM2013.526.ØLR). Det samme gælder, hvis Skattestyrelsen ved en kontrol når frem til, at formodningen ikke er afkræftet.

Arbejdsgiveren er indeholdelses- og indberetningspligtig for fri bil og kan derfor komme til at hæfte for den A-skat og det AM-bidrag, der ikke er indeholdt. Kontrollen er altså lige så meget i virksomhedens egen interesse som i medarbejderens.

Kort fortalt

• Holder bilen på virksomhedens adresse uden for arbejdstid, og har medarbejderen ikke adgang til den: skriftlig aftale om, at bilen ikke må bruges privat.
• Holder bilen ved bopælen: skriftlig aftale, daglig kørebog og dokumenteret kontrol fra arbejdsgiveren. Alle tre dele skal være på plads.

Kilde: Den juridiske vejledning 2026-2, C.A.5.14.1.11 Vurderingen af, hvornår en bil er til rådighed for privat kørsel.